Чем чек отличается от счёта и акта
У самозанятого три разных документа выполняют три разных функции, и их часто путают.
Счёт на оплату — документ для заказчика. Вы выставляете его до или вместо получения денег: «вот реквизиты и сумма, переведите». Счёт не является налоговым документом, ФНС его не видит.
Чек из «Мой налог» — налоговый документ. Он фиксирует факт получения оплаты и формирует налоговую базу. ФНС видит каждый чек в реальном времени. Это единственный обязательный документ для самозанятого.
Акт выполненных работ — документ для бухгалтерии заказчика. Подтверждает, что работа сделана и принята. Не обязателен по закону, но многие ООО его запрашивают.
Пример правильного документооборота: вы выставили счёт → заказчик перевёл деньги → вы выдали чек → по просьбе заказчика составили акт. Чек обязателен, всё остальное — по договорённости.
Когда нужно выдать чек
Базовое правило: чек выдаётся в момент расчёта. Но «момент расчёта» зависит от способа оплаты:
- Наличными — в момент получения купюр
- Переводом на карту физлица — в день зачисления денег
- Переводом на расчётный счёт ИП — в день зачисления
- Через посредника (маркетплейс, агрегатор) — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты
- Предоплата/аванс — отдельный чек в момент получения аванса, второй — при получении остатка
На практике большинство самозанятых выдают чек в тот же день, когда увидели поступление в банковском приложении. Это идеальный порядок — не откладывайте «на потом», чтобы не забыть.
Как сформировать чек: шаг за шагом
- Откройте «Мой налог» → нажмите кнопку «Новая продажа» (оранжевая, в центре экрана)
- В поле «Наименование» напишите, за что получили деньги. Пишите конкретно: «Разработка лендинга для компании Х», а не просто «Услуги»
- Введите сумму
- Выберите тип заказчика: «Физическое лицо» или «Юридическое лицо / ИП»
- Если выбрали «Юридическое лицо / ИП» — введите ИНН. Приложение подтянет название компании автоматически
- Нажмите «Выдать чек»
Чек готов. Приложение покажет его в виде QR-кода и предложит несколько способов передать заказчику.
Физлицо или юрлицо: как выбрать правильно
Тип заказчика влияет на налоговую ставку: 4% при оплате от физических лиц, 6% — от юридических лиц и ИП. Ошибиться здесь важно не из-за налоговой — а потому что неправильный тип меняет сумму налога.
Физическое лицо
Тип «Физическое лицо» выбирается, когда заказчик — частный человек, который платит вам с личной карты или наличными. ИНН физлица указывать не обязательно. Ставка — 4%.
Юридическое лицо / ИП
Тип «Юридическое лицо / ИП» — когда платит компания (ООО, АО, некоммерческая организация) или индивидуальный предприниматель. Даже если ИП платит вам с личной карты и говорит «это мои деньги» — если он платит как ИП по договору, ставка 6%.
Главный ориентир: в чьей роли выступает заказчик в договорных отношениях, а не с какого счёта переводят деньги.
Как передать чек заказчику
После выдачи чека «Мой налог» предлагает несколько форматов:
- QR-код на экране — заказчик сканирует и открывает чек в браузере
- Ссылка — скопируйте и отправьте в мессенджере или по email
- PDF-файл — скачайте и прикрепите к письму
- Распечатать — для тех, кто работает с наличными или физически присутствует на встрече
Юридически все форматы равнозначны. Большинство компаний предпочитают получить PDF по email, чтобы иметь документ в электронном архиве.
Заказчик не обязан принять чек — это не его обязанность, а ваша. Но для вашей же безопасности — отправляйте и сохраняйте подтверждение отправки (скриншот переписки).
Аннуляция чека и исправление ошибок
Выдали чек с ошибкой — не паникуйте. Любой чек можно аннулировать. Аннуляция уменьшает налоговую базу и пересчитывает налог за тот же период.
Как аннулировать чек
- В «Мой налог» перейдите в раздел «Мои продажи»
- Найдите нужный чек и нажмите на него
- Нажмите «Аннулировать» (значок «…» в правом верхнем углу)
- Выберите причину: «Чек сформирован ошибочно» или «Возврат средств»
- Подтвердите
После аннуляции сформируйте новый чек с правильными данными.
Типичные ситуации
Штрафы за невыдачу чека
Налоговая проверяет самозанятых через контрольные закупки — инспекторы пользуются вашими услугами как обычные клиенты и проверяют, выдан ли чек.
Размер штрафа за первое нарушение — 20% от суммы расчёта, но не менее 200 рублей. За повторное нарушение в течение шести месяцев — 100% от суммы. Это означает, что при повторном нарушении на 50 000 рублей штраф составит 50 000 рублей.
На практике единичные забытые чеки редко приводят к штрафам — налоговая обычно начинает с предупреждения. Но систематическая невыдача чеков — прямой путь к потере статуса НПД и доначислению НДФЛ 13% за весь период без чеков.