Счета, акты и договоры
billse.ru — счета с реквизитами НПД
Специализированный сервис для самозанятых. Выставляет счета в PDF с автоматическими формулировками об НДС, хранит карточки заказчиков, позволяет отправить счёт прямо из браузера. Данные заказчика подтягиваются по ИНН. Бесплатный тариф покрывает большинство потребностей начинающего самозанятого.
Google Docs / Notion — договоры и брифы
Для разовых документов — стандартный Google Docs с шаблоном договора. Для тех, кто хочет удобный клиентский кабинет — Notion позволяет создавать страницы с доступом по ссылке: бриф, техническое задание, история проекта. Бесплатно в базовой версии.
Контур.Крипто / КриптоПро — электронная подпись
Если крупный заказчик требует ЭДО (электронный документооборот) — нужна квалифицированная электронная подпись. Контур.Крипто выдаёт подпись физлицу для подписания документов. Стоимость — около 1 500–3 000 ₽ в год. Альтернатива: получить подпись бесплатно через МФЦ.
Налоги и финансовый учёт
«Мой налог» — обязательный инструмент
Официальное приложение ФНС. Здесь вы выдаёте чеки, следите за лимитом дохода 2,4 млн ₽, платите налог. Альтернативы нет — это ваш единственный канал для взаимодействия с ФНС по НПД.
Калькулятор НПД на nalog.ru
Простой онлайн-калькулятор налоговой: введите предполагаемый доход — получите сумму налога. Полезно для планирования: прикинуть, сколько откладывать при росте дохода.
Коммуникации с клиентами
Telegram
Большинство фрилансеров общаются с клиентами в Telegram. Плюс: файлы до 2 ГБ, боты для задач и напоминаний, возможность создать каналы и группы. Сохраняйте важные договорённости в «Избранное» — пригодится при спорах.
Calendly / Cal.com
Сервисы для записи на встречу без «пинг-понга» в переписке. Вы добавляете ссылку на своё расписание в подпись email, и клиент сам выбирает удобный слот. Cal.com — опенсорсная альтернатива Calendly, бесплатная для одного пользователя.
Loom — видеосообщения
Запись экрана с вашим голосом и камерой. Вместо большого письма с объяснением — отправляете 3-минутное видео: «вот что я сделал, вот почему именно так». Снижает количество правок и непонимания. Бесплатный тариф — до 25 видео по 5 минут.
Финансовый учёт
CoinKeeper или Дзен-мани
Приложения для учёта личных и деловых расходов. Самозанятые часто смешивают «рабочие» и «личные» деньги — эти приложения помогают разделить. CoinKeeper работает на принципе «конвертов», Дзен-мани автоматически подтягивает транзакции из банков.
Таблица в Google Sheets
Простой и надёжный вариант для тех, кто не хочет ещё одно приложение. Колонки: дата → заказчик → услуга → сумма → налог (6%) → к уплате. За 5 минут в месяц — полная картина.
Несколько слов об электронной подписи
Большинству самозанятых квалифицированная ЭП не нужна. Хватает простой электронной подписи — это ваши логин/пароль на Госуслугах или email-адрес в переписке. Для подписания договоров часто достаточно обмена PDF по email с подтверждением в переписке.
ЭП нужна, если: заказчик использует ЭДО (СБИС, Диадок, ЭДО Контур), требует подписать документ юридически значимо в электронном виде. В этом случае получите подпись физлица в МФЦ — это бесплатно.