Когда самозанятому нужен акт выполненных работ, а когда хватит чека

Что говорит закон

С 1 января 2023 года чек, сформированный в приложении «Мой налог», является единственным обязательным первичным документом для плательщика НПД. Это прямо следует из разъяснений ФНС и письма Минфина № 03-11-11/55042.

То есть формально: выставили счёт, получили деньги, выдали чек — сделка документально закрыта. Акт выполненных работ — опционален.

Почему тогда ООО его просят? Потому что их бухгалтеры привыкли к «классическому» документообороту: договор → счёт → акт → оплата. И потому что акт удобен для внутренних целей заказчика — списать расходы, поставить на учёт, подтвердить сделку перед налоговой.

Три ситуации, когда акт реально нужен

1. Поэтапная работа с промежуточными платежами

Если вы делаете проект в несколько этапов и получаете деньги частями — акт по каждому этапу позволяет зафиксировать, что именно сделано и принято. Без акта заказчик может потом сказать, что «результат не соответствует ожиданиям», и потребовать вернуть деньги.

2. Работа с риском споров

Разработка, дизайн, консультации — всё, где результат субъективен. Акт с подписью заказчика — это «принято без претензий». Без него вернуть деньги через суд заказчику технически проще.

3. Иностранный заказчик или крупный холдинг

Иностранные компании и крупные корпорации часто требуют акт по регламенту. Здесь не спорят — просто предоставляют.

Когда акт не нужен

Для большинства стандартных сделок между самозанятым и ООО:

• Разовая услуга с чётко определённым результатом
• Заказчик не настаивает (а вы его не убеждаете)
• Работа выполнена, деньги получены, чек выдан
• Нет вероятности будущего спора о качестве

Шаблон акта для самозанятого

Если акт всё же нужен, вот минимальная структура которую принимает любая бухгалтерия:

Акт можно составить в Word, распечатать и подписать обеими сторонами. Или обменяться скан-копиями по электронной почте — это юридически равнозначно, если нет требования об ЭДО.